Out-of-office-bericht: tips en inspiratie

Out-of-office: ik ben er niet!

De zomervakantie is aangebroken. Veel mensen zijn de komende tijd niet bereikbaar. Geldt dat ook voor jou? Vergeet dan niet een helder en lezersgericht out-of-office bericht in te stellen. Wij geven je tips en inspiratie!

Een out-of-office bericht is een handige optie in je e-mailinstellingen om anderen te laten weten dat je er (een bepaalde periode) niet bent. En dat je niet reageert op e-mailberichten. Bovendien voorkom je op deze manier irritatie en frustratie bij je klanten en relaties. Maar hoe zorg je voor een perfect afwezigheidsberichtje?

Onze tips 

 Wees duidelijk

  • Zorg voor een duidelijke onderwerpregel/titel.
  • Geef aan welke periode je weg bent.
  • Geef aan wanneer je weer aanwezig en bereikbaar bent.
  • Geef aan of je je e-mail helemaal niet of af en toe leest.

Bied een alternatief

  • Vermeld wie je vervanger is (met naam en toenaam).
  • Geef een rechtstreeks telefoonnummer en e-mailadres van je vervanger.

Wees persoonlijk

  • Gebruik een persoonlijke aanhef en slotzin;
  • Vertel kort de reden voor je afwezigheid (vakantie, ziekte, congres etc.).

Haal meer uit je bericht

  • Maak van je afwezigheid een voordeel voor de klant (in geval van opleiding, workshop of congres).
  • Benut de mogelijkheid om gratis reclame te maken voor je bedrijf of product.
  • Spreek de (buitenlandse) taal van je klanten en relaties.

Do’s en Don’ts 

  • Begin op tijd met het schrijven van je berichtje, dan kun je beter nadenken over de inhoud.
  • Beantwoord de vragen hoe lang?, waarom? en wat nu?.
  • Gebruik actieve en eenvoudige zinnen.
  • Gebruik geen twijfelwoorden, zoals proberen, misschien en eventueel.
  • Gebruik geen vage woorden om je afwezigheid te beschrijven, zoals ‘omwille van mijn afwezigheid’ , ‘ik ben offline’, ‘ik ben extern’, ‘ik ben deze week afwezig’ of ‘ik ben er even tussenuit’.
  • Gebruik geen ouderwetse woorden, zoals moge of gelieve.
  • Gebruik geen woorden als worden, zullen of
  • Voeg subtiel reclame toe met een link naar je webshop, Facebookpagina of nieuwsbericht.
  • Check altijd de juistheid van je informatie (namen, data, telefoonnummers, e-mailadressen).

Niet vergeten!

Zet je out-of-office bericht tijdig aan én bij terugkomst meteen weer uit!

Succes en fijne vakantie!


P.S. Inspiratie nodig voor je out-of-office bericht?

Misschien helpen onderstaande berichten je bij het schrijven van je eigen out-of-office-berichtje. Vergeet niet je naam, functie en bedrijfslogo onderaan je bericht te zetten!

Out-of-office bericht 1

Geachte mevrouw, meneer,

Ik ben met vakantie van 30 juli t/m 21 augustus en lees mijn e-mail niet. Vanaf dinsdag 22 augustus ben ik weer bereikbaar. In de tussentijd helpt mijn collega Patricia van der Beek u graag verder. U kunt haar bereiken via patricia@vanderbeekcommunicatie.nl of 06-30541807.

Met vriendelijke groet,

Out-of-office bericht 2

Beste klant en relatie,

Vrijdag 9 september ben ik met mijn collega Patricia op de netwerk- en kennisverdiepingsdag van Tekstnet. Houd ons in de gaten! Hierdoor lees ik mijn e-mails in beperkte mate. Dinsdag 13 september sta ik weer volledig tot uw beschikking.

Hartelijk dank voor uw begrip!